Как руководителю оценить свою информированность — алгоритм с примерами

Если вы оказались в новой компании на посту топ-менеджера или столкнулись с ситуацией, когда отчетов много, а толку мало, читайте этот материал. Я расскажу о пути к повышению управленческой компетенции, а точнее, о его первом этапе — аудите процесса работы с информацией. Взгляните непредвзято на свою управленческую деятельность, узнайте, насколько вы информированный босс.

Зачем проверять свою информированность?

Если вы руководитель бизнеса и решили повысить управляемость, вам неминуемо придется наладить работу с информацией. И чем больше фактов вы начнете видеть, чем больше ошибок в работе компании найдете, чем глубже и вовремя поймете ситуацию, тем проще станет ваша жизнь и безупречнее результаты.

Быть информированным – это еще и способ разбираться в трудных экспертных темах. Например, большинство управленцев напрягает сложность такой темы, как ИТ. Это и понятно, информационные технологии требуют экспертных знаний, и вы, стараясь оградить себя от лишней загрузки, принимаете на веру все, что «продают» ит-шники и поставщики управленческих ит-систем. По-другому не получается.

А выход находится в процессе достоверного информирования. Поставить задачи ит-подразделению и выяснить полезность управленческого решения вы сможете, опираясь исключительно на свои знания, используя свою терминологию, опираясь на логику и здравый смысл.

Чтобы стать хорошо информированным руководителем мало одного желания - потребуется подготовиться к работе с информацией, а затем – подготовить и компанию. Это не так сложно, как представляется, но требует вашего непосредственного участия и внимания.

Начните с понимания того, а «как устроено сейчас». Узнайте, как выглядит информационное поле компании, в котором вы главный игрок. Оцените, достоверность, своевременность и полноту информации, которая к вам поступает. Выясните, что надо предпринять, чтобы не стать заложником чужой воли, а диктовать свои правила. Чтобы процесс информирования соответствовал вашим запросам и служил целям компании.

Упрощенный алгоритм того, как это сделать, я покажу в этой статье.

Изучив на практике даже один пункт из предложенных, у вас появится понимание реальности и возможность качественно повысить личную информированность. Уже в ходе изучения статьи вы сможете проявить, а, возможно, и решить застаревшую проблему. И усилить свою позицию на ближайшей планерке.

Аудит информационного поля

Аудит информационного поля позволит понять, насколько получаемая вами информация (отчеты, сводки, сообщения и т.д.) отвечает на ваши вопросы и работает в интересах предприятия.

Для вас будет полезным узнать очевидные ошибки в работе ваших подчиненных и процессе формирования управленческой отчетности. Кроме того, у вас появятся первые вопросы к подразделениям ИТ и аналитики - в чем основные причины затягивания сроков и отсутствия видимых результатов в решении поставленных задач.

Посмотрим, как это можно сделать, используя уже имеющиеся в компании инструменты.  

Проверка 1 Составьте список проблем, которые волнуют вас, как руководителя, прямо сейчас. Лучше в виде простых вопросов          Вопросы будут отличаться. Если вы собственник – волнуют одни темы, например: Почему снижается прибыль? Где деньги? Какой реальный эффект мы получили от дополнительных инвестиций? Стоит ли еще вкладываться в наш бизнес? Почему не можем завершить важный проект? Если вы – наемный директор предприятия, вопросы будут связаны с оперативными делами, например: В компании не хватает денег на расчетном счете для оплаты зарплаты или платежей поставщикам. Платёжеспособность снизилась. Еще три месяца назад всего хватало. Что происходит? И как лучше действовать? Почему vip-клиент сделал заказ у конкурента? Затраты на складскую логистику резко выросли. В чем реальная проблема? Где и что мы должны поменять, чтобы снизить издержки? Попросите все отчеты или сводки, которые есть по вашему вопросу Правило №1   Отчет должен быть сделан не больше, чем за 10-15 минут. То есть своевременно, сразу после того, как вопрос у вас появился. Если дольше - вы получаете сигнал о том, что цифры «готовят». Это первый признак недостоверности информации, а значит, непрозрачности в данном вопросе. Но если цифры появились на вашем столе быстро – еще не значит, что они достоверны и будут вам полезны. Оцените Какая информация у вас есть по вашему вопросу? Сколько отчетов вам потребовалось и от какого количества людей? Можете ли вы полученные цифры детализировать и уточнять? С помощью полученной информации вы можете ясно ответить на свои вопросы? Хватило вам 15 минут, чтобы разобраться или «все несколько запутано»? Какие новые вопросы у вас возникли? Вам стало яснее, что делать конкретно для решения проблемы? Сделайте вывод: можете вы отвечать на свои вопросы с помощью информационной поддержки, которую вы только что получили? Например, да, я хорошо информирован, в компании настроен отличный процесс формирования управленческой отчетности. Или, у меня есть трудности с получением ответов на вопросы, надо что-то делать. Здесь важно избежать успокаивающих мантр типа «но отчеты же есть, просто они не правильные» или «но данные всегда надо сначала собрать, понятно, почему долго» и т.д. Все не важно. Кроме одного – вы способны получить вразумительные факты, которые закроют ваши вопросы и прояснят ситуацию или нет?.

Не смотря на простоту, аудит информационного поля серьезный и отрезвляюще полезный, так как в-первую очередь показывает, что происходит с информацией во «властной среде» предприятия. Или есть опора. Или чего ни коснись — достоверных данных ноль, опереться не на что.

Еще такая проверка настраивает вас на процесс информирования. Ведь в управлении все рационально - любые мутные перспективы поддерживаются такой же информацией. Поэтому аудит дает вполне сносную визуализацию ваших перспектив в компании.

Здесь важно понять идею. Информация – не ресурс! Это ваше непосредственное поле деятельности как руководителя. Ваше информационное поле.

Итак, поехали дальше.

Аудит информационных показателей. Полнота информации

Теперь вопрос про индикаторы – ведь именно они помогают высветить то или иное состояние нашей компании.

К сожалению, в бизнесе тема показателей заштампована понятием ключевых показателей эффективности. Напомню, что KPI полезны для целеполагания и общей ориентированности на результат, иногда – для формализации отдельных мотиваций.

Но загвоздка в том, что KPI не приближают нас к личной информированности, а значит и к эффективности управления. Ведь информирование подразумевает возможность быстро разобраться в любом важном для нас вопросе. Поэтому от индикаторов-показателей требуется нечто большее.

Здесь я вынуждена уточнить суть индикатора.

Например, здоровье. Люди придумали измерять температуру тела, чтобы отслеживать степень здоровья человека на текущий момент. Если температура превышает норму, значит некая хворь завладела организмом и требует лечения. Данный индикатор предельно простой, практически гениальный.

Но трудность начинается в тот момент, когда мы поняли, что болезнь есть, но какая именно – требует дальнейшего исследования. И нужны новые индикаторы. Еще более нетривиальная задача – выявить болезнь, которая поразила человека, но индикатором «температура» не фиксируется.

Поэтому мы будем говорить об оперативных показателях. Их мы можем как градусники «расставить» совершенно в разные места с целью как можно точнее видеть некоторые проявления жизни предприятия.

Проверка 2 Посмотрите, с помощью каких показателей (индикаторов) вы можете исследовать свой вопрос прямо сейчас Оцените Вы видите только температуру или можете идентифицировать болезнь? Например, вы видите остатки на расчетных счетах или можете ответить на вопрос, насколько эффективно работают деньги? Какие индикаторы «про деньги» у вас есть? Или. Пытаясь понять, почему «люди стали хуже работать», на какие индикаторы вы смотрите? Еще пример: клиенты недовольны из-за регулярной пересортицы в отгрузках, при этом руководителю отчеты показывают, что все отлично. На что вы смотрите?  На остатки и результаты ревизии - или вы получаете несколько показателей, позволяющих разобраться, почему возникает пересортица? Теперь сделайте вывод: хватает вам индикаторов для полноценной работы, способны вы ответить на свои вопросы и сделать ответственные заключения с помощью действующей информации?

Аудит информационных показателей. Понятность информации

Есть отличная история из нашей практики, когда сцепились в равной схватке коммерческий директор и финансовый директор на тему «Какая дебиторская задолженность правильная?». Та, которая получилась в отчете коммерсанта или та, которую сформировал финансист?

В результате недолгих разбирательств выяснилось, что оба правы. Они просто отчеты назвали одинаково, но дебиторская задолженность у каждого из них – разная, каждая для своих задач. То есть два показателя «Дебиторская задолженность», одна с учетом возвратов товаров, а другая – без таковых.

Чем отличается одна информация от другой? Она отличается смыслом.

Чтобы мгновенно понять, какой смысл несет та или иная цифра в отчете – надо бы иметь «внутренний язык», надо очень четко понимать, как получается цифра, на которую вы смотрите.

Это похоже на то, как думающий человек очищает для себя новостной информационный поток, который льется ежедневно буквально отовсюду. Человек проверяет источники, ищет связи и реальные смыслы, вместо того, чтобы тупо доверять информационному мейнстриму, который на поверку может оказаться манипуляцией. 

Проверка 3 Возьмите один из отчетов, который вы получили. Выберите любую цифру – и спросите, что это такое. Только спросите у разных людей Оцените Вы сразу поняли, что означает цифра? Все одинаково понимают смысл показателя? Узнайте, как получились эти цифры Если значение показателя меняется – какие действия компании на это повлияли? Какие источники данных, какая связь с процессами, какие математические формулы? Эта несложная исследовательская работа покажет Вам важное – каждая цифра, которую вы принимаете за данность, откуда-то появилась. Она либо отражает какую-то реальную движуху в реальных процессах. Либо это чьей-то рукой нарисованные знаки, которые напрочь лишены смысла.  Значит «рассмотреть» с помощью такой «информации» слабые места в деятельности компании не получится, а все ваши решения в этом случае стремятся к гаданию на кофейной гущеась.

Коммуникации

Знали ли вы, что потери при передаче смысла между сотрудниками организации можно сравнить с потерями от мошенничества? Дело в том, что несогласованность порождает муть, в которой всегда есть умельцы ловить золотых рыбок. С помощью правильно сформированных оперативных показателей эта проблема исчезает.

Допустим информационное поле компании не имеет искажений. В этом случае, скорее всего, работает механизм согласования, это когда есть вы в ходе получения новой информации мгновенно выясняете «о чем идет речь».

То есть вы можете со своими коллегами, подчиненными, партнерами в моменте согласовать любые цифры, отчеты, действия, спорные утверждения. Пришло время проверить, так ли это сейчас.

Проверка 4 Попросите сделать для вас новый отчет или несколько отчетов Например, по такой проблеме: есть звонок от ключевого клиента с сообщением о том, что мы ему вовремя не отгрузили заказ. В чем истинная проблема? И что надо делать? Получите информацию и сделайте свои выводы Проведите беседу с руководителем продаж и выясните для себя – он так же, как и вы понимает то, о чем информируют отчеты? Узнайте у него, как были получены цифры в отчете. Узнайте, как он решает задачу, и как он видит истинную проблему и что делать? Проверка 5 Соберите планерку по теме, которую хотите обсудить Пусть все выскажутся, а потом задайте вопрос «Что это такое, по-вашему?» Например, вы обсуждаете с топ-менеджерами прибыль. Задайте каждому участнику обсуждения «Что такое прибыль?».  Другой пример: «Что значит - выросли продажи?», «Что значит - снизилась мотивация?» И т.д. Не пропускайте этот шаг. Вы узнаете для себя много интересного. Например, вам может открыться факт, что часть нерядовых сотрудников, чья экспертиза является для компании важной, не понимают того, что делают, и не могут перевести свои доводы в рациональную плоскость. Кстати вопрос рационального управления – тема, которая требует отдельного внимания. Оцените Вы одинаково понимаете то, на обсуждение чего вы тратите драгоценное время.

Проверка данных на достоверность

Вообще, когда речь идет об эффективном управлении, ничто не имеет большего смысла, чем достоверное информирование.

Информатизации в нашей жизни и жизни компаний становится все больше, поэтому работа с данными становится архиважной темой. И вправду, сегодня с компьютерными данными можно делать разные чудесные аналитические кульбиты, получать красивую и полную картину о ситуации. Но вот незадача. Если данные не достоверны – все эти картины не имеют никакого серьезного применения. Более того, если регулярно пользоваться недостоверными данными – риски для нашего бизнеса начинают превышать наши возможности им противостоять.

Надо сказать, что вопрос достоверности еще год назад вообще не поднимался. Сегодня вам придется разобраться в ДИ (достоверном информировании).

Не забывайте, это ваш первый аудит. Для первого знакомства с информационным полем руководителю важно понимать, что в условиях недостоверности – все данные являются ненадежными и при необходимости могут быть оспорены. Опереться в конкретных действиях на них нельзя.

Чтобы информация стала главным оружием руководителя, нужны правильные и непротиворечивые данные. В чем здесь проблема?

Даже если у вас в компании работает шикарная во всех смыслах система управления, не факт, что ваши данные правильные. Наш длительный опыт говорит о том, что в каждой второй компании количество достоверной информации стремится к нулю.

Этому есть два объяснения.

Первое – намеренная имитация информационной работы.

Отсюда вырос устойчивый миф о том, что достаточно купить программу и совершить набор книжных организационных действий, например, внедрить управленческий учет или описать процессы, чтобы получать достоверные данные. Сегодня такая стратегия не в чести, так как нельзя новые проблемы решить старыми методами. Но признаем, есть еще компании, чей менеджмент отчитывается о «чудесных изменениях» после внедрения новой версии навсегда устаревшего софта. Но это не интересная тема.

Второе – низкая культура работы с информацией:

• Данные берутся из разных трудно проверяемых источников и произвольно консолидируются.

• Отсутствует или нарушена логическая связь между данными.

• В информационной системе отсутствует проверка непротиворечивости данных.

• Данные вводятся с ошибками, и это никак не отслеживается (системой или специальными правилами).

• В результате несогласованной и неправильной работы копиться ошибка, влияющая на многие данные.

• И т.д.

И большинство информационных систем устроены так, что неправильная работа пользователя ничем себя не проявляет, кажется, что все нормально. Вопросы возникают в тот момент, когда требуется более серьезный анализ состояния компании.

Полноценная ревизия данных позволяет создать реальную картину состояния компании на текущий момент времени. А несколько простых рецептов помогут вам самостоятельно понять, насколько правдивой информацией вы пользуетесь сейчас.

Проверка 6 Попросите у разных ответственных людей (то есть из разных источников) одну и ту же цифру.  У всех цифра одинаковая? Если разная – кто как объясняет достоверность именно его цифры? В нашей практике сравнение значений оперативных показателей из разных источников – это обязательная работа в рамках проверки достоверности данных. Для вас же это первый способ понять качество вашей информированности, так как это индикатор надежности ваших управленческих решений. Пример: руководитель просит показать прибыль проблемного филиала в другом городе. В итоге: финансовый директор показывает убыток в 400 тыс. руб., главный бухгалтер – убыток в 1, 2 млн. руб., а руководитель филиала – прибыль в 200 тыс. руб. Где правда? На что опереться в принятии решений? Аудит на достоверность имеет множественную ценность для вас. Дело вот в чем! Если вы сделаете попытку разобраться в этих полученных отчетах, вы узнаете про людей, которые их готовили, практически все. Чем они занимаются, как они мыслят, что они учитывают и считают важным. Они оперируют фактами или пытаются подогнать под ваши ожидания, проявляют озабоченность показать красивые цифры или стараются объяснить, почему цифра именно такая. Люди, когда делают отчет – пишут исповедь. Прочитайте, выделите по дню на каждый отчет – сможете узнать про ваших людей больше, чем с помощью любых экспертных или психологических оценок. Не это ли работа управленца высшей пробы? Сравните, сегодня эту работу с людьми проводят психологи, конфликтологи, hr-ы всех мастей. Но это ваша тема, и вы ее легко делаете, если всего лишь оперируете достоверной информацией.

Проверка программного обеспечения

Следующая тема, связанная с вашей информированностью как руководителя, лежит в плоскости технических инструментов. Другими словами, насколько ваши учетные программы позволяют получать противоречивые данные.

Ключевой момент в том, как устроен механизм редактирования. И вопрос в злоупотреблении механизмом редактирования. Он должен использоваться для исправления ошибок ввода. Если нет способа зафиксировать важную операцию, то они исправляют другие операции и т.д.

Проверка 7 Проверьте полезность ИТ-системы, которая обслуживает управление Исходите из простой формулы: ИТ для бизнеса, а не наоборот. Поэтому есть простой критерий для ит-системы – полезно или не полезно. Диагностика простая: 1. Есть задачи бизнеса. 2. Есть отчеты, аналитики, программисты, бюджет ит-подразделения, ит-инвестиции в новые программы. Посмотрите, какие задачи из пункта (1) решает пункт (2). Непредвзятый взгляд даст много интересной и важной информации для понимания, что делать дальше. Проверьте, как работают в вашем программном обеспечении механизмы по предотвращению создания противоречивых данных + Создайте отрицательные остатки товаров на складе. Очень часто программы позволяют ввести больше, чем есть товаров на складе. + Отредактируйте кол-во, даты, склада назначения. Имейте в виду, разработчики систем и программисты часто используют вредный подход - запретить любое редактирование. Но редактирование – это необходимый механизм исправления ошибок ввода данных. Если у вас такое правило, скорее всего, путаница с данными присутствует, только размер его узнать сложно, так как теперь неправильные действия скрыты, и все уверены, что все ок. Сравните полезность с затратами на ИТ

Альтернативные способы проверки информации

Информационное поле растет вместе с организацией. Важно, чтобы его качество стремилось к идеальному: информация для руководителя – достоверная, своевременная, полная. Для этого можно организовать альтернативный канал управленческой информации, качество которого может проверить сам руководитель. Тогда работа руководителя будет проще, а результаты - выше. 

Вывод

Для полноценной оценки информированности руководителя нужно:

1. Понять, как выглядит информационное поле, настроено оно для эффективного управления или решает другие задачи.

2. Понять, какие информационные показатели используются, чтобы оценить полноту индикаторов для ваших задач.

3. Понять, всю ли информацию вы можете «прочитать» без искажения смыслов.

4. Понять, все ли руководители одинаково понимают информацию, которой обмениваются в ходе коммуникаций.

5. Оценить уровень достоверности информации.

6. Оценить профпригодность программного обеспечения и сравнить затраты на ИТ.

7. Регулярно проверять качество информирования с помощью альтернативных источников. Лучше, если у вас будет хотя бы два канала, откуда вы берете основные управленческие отчеты. Как построить «второй канал», и как его использовать – тема отдельной статьи.
   

  
Читать статьи:

• Первые шаги генерального директора в новой компании

• Как организовать финансовый контроль, если вы собственник или руководитель бизнеса и не являетесь экспертом в финансах.

Источник: www.imetrika.ru